WALKRAFT reúne a profesionales de reconocido prestigio del ámbito con objeto de compartir información relevante para el negocio de los emprendedores de moda. Esta primer bloque de entrevistas está enfocado a aquellos emprendedores que están arrancado su proyecto de moda. En este caso, le hemos preguntado a Eduardo Tejero cuales son los pasos para constituir una sociedad y las principales obligaciones impuestas por la normativa mercantil, una vez ya constituida.
Eduardo, ¿Cuáles son los principales pasos que los emprendedores deben dar para constituir una sociedad?
Nos centramos en la sociedad limitada, que suele ser el instrumento más común para el inicio de un proyecto empresarial. Los principales trámites serían:
1º Denominación social
Se ha de solicitar ante el Registro Mercantil Central un certificado negativo de denominación social, que acredita que el nombre elegido para la sociedad no coincide con el de ninguna otra sociedad ya existente. Este trámite se puede realizar online en la web del Registro Mercantil Central.
Concedido el certificado, la denominación quedará reservada durante seis meses, aunque el certificado sólo tendrá una validez de tres meses hasta que la sociedad se constituya. En caso de superar este periodo, se habrá de renovar. Transcurridos seis meses sin su utilización, el nombre vuelve a estar disponible.
No se debe confundir la denominación social de la sociedad con las marcas o nombres comerciales de los productos o servicios que la empresa comercialice, cuyo registro es a través de la Oficina Española de Patentes y Marcas.
2º Apertura de una cuenta bancaria a nombre de la sociedad
Una vez obtenido el certificado, se deberá abrir una cuenta bancara a nombre de la sociedad que se va a constituir e ingresar, al menos, el capital mínimo inicial, es decir, 3.000 euros. Desde finales del año pasado, para las sociedades limitadas se admite que en su constitución no sea necesario aportar dicho certificado si los fundadores manifiestan en la escritura que responderán solidariamente frente a la sociedad y frente a los acreedores sociales de la realidad de la aportación.
3º Redacción de los Estatutos Sociales
Los socios deberán redactar los Estatutos Sociales, que son las normas que, con carácter general, regirán el funcionamiento de la empresa y las relaciones entre ellos. Los Estatutos se incorporarán a la escritura pública de la constitución. En función de las características del negocio, las pretensiones de cada socio y el propósito de la inversión y del proyecto, su contenido podrá variar para mejor adecuarse a dichos elementos. Por ello, en ocasiones es recomendable encargar esta tarea en un abogado, en función de la complejidad que vaya a ser necesaria. Existe también la posibilidad de utilizar un modelo de estatutos simplificados, que puede ser útil y menos costoso si no se presume la existencia de complejidad.
Los elementos mínimos que debe contener los Estatutos Sociales, como son la denominación de la sociedad, la actividad a la que se va a dedicar, el domicilio social, el capital social, las participaciones sociales en que se divida y su valor nominal o el sistema de administración de la sociedad.
4º Escritura pública de constitución
5º Obtención del NIF
Tras el otorgamiento de la escritura de constitución, se habrá de obtener el Número de Identificación Fiscal (NIF) provisional de la sociedad, que tiene una validez de seis meses, hasta que se canjee por el definitivo. Inscrita la sociedad en el Registro Mercantil, se obtendrá el NIF definitivo.
6º Liquidación del Impuesto sobre Operaciones Societarias
Se ha de presentar ante las oficinas de Hacienda de la Comunidad Autónoma en un plazo de 30 días desde el otorgamiento de la escritura. Si bien, actualmente, entre otros hechos imponibles, la constitución de sociedades se declara exentas del Impuesto.
7º Inscripción en el Registro Mercantil
La sociedad ha de inscribirse en el Registro Mercantil de la provincia en la que se ha fijado su domicilio social. Para ello, se ha de presentar la escritura de constitución de la sociedad, junto con la acreditación de la presentación del Impuesto sobre Operaciones societarias y el NIF Provisional.
8º Trámites tributarios
Alta en el Impuesto de Actividades Económicas (IAE).
Declaración censal.
¿Cuáles son las principales obligaciones que la normativa mercantil traslada a la sociedad una vez esta se ha constituido?
Aparte de las obligaciones contables, que exigen que se lleve una contabilidad ordenada, con los correspondientes libros obligatorios, como son el Libro de Inventario y Cuentas Anuales y el Libro Diario, sometidos a su correspondiente legalización en el Registro Mercantil, podemos distinguir estas otras obligaciones:
Libros Corporativos
Las sociedades deberán llevar los siguientes libros:
a) Libro de Actas:La adopción de los acuerdos por parte de los socios se ha de llevar a cabo a través de las juntas de socios, que están sometidas al cumplimiento de ciertos formalismos con el fin de garantizar una debida transparencia e información de todos los socios. Dichos acuerdos se han de recoger en un acta, cuyo contenido habrá de ser aceptado por los socios. A su vez, las actas se han de recopilar en el Libro de Actas.
En el supuesto de que el órgano de administración esté configurado como un Consejo de Administración, igualmente se recogerá en acta los acuerdos que éste adopte.
Cada año, el libro de actas se ha de presentar telemáticamente ante el Registro Mercantil del domicilio de la sociedad para su legalización durante los cuatro meses siguientes a la fecha de cierre del ejercicio social.
b) Libro de Registro de Socios: En este Libro se dejará constancia de las participaciones sociales con las que cuenta cada socio, así como, por tanto, de sus cambios de titularidad.
c) Libro de Registro de Contratos con el Socio Único. Si la sociedad sólo tiene un único socio -Sociedad Unipersonal- y éste celebra algún tipo de contratos con ella, aparte de mencionarse en la Memoria anual, el contrato se ha de recoger en este libro.
Tanto el Libro Registro de Socios como el de Contratos, también se presentarán al Registro Mercantil para su legalización en el mismo plazo antes señalado pero únicamente cuando en el ejercicio social correspondiente se ha producido alguna variación, como sería la transmisión de participaciones sociales o un nuevo contrato con el socio único.
Obligaciones societarias periódicas
El órgano de administración, ya sea un administrador único, solidarios o mancomunados, o un consejo de administración, en el plazo de 3 meses a contar desde el cierre del ejercicio social ha de formular las cuentas anuales del ejercicio inmediato precedente para su presentación a la junta de socios.
Al menos una vez al año y antes de los 6 meses siguientes al cierre de su ejercicio social, la junta general de socios se ha reunir para censurar la gestión social de los administradores, aprobar las cuentas anuales y decidir sobre la aplicación del resultado del ejercicio.
En el plazo de un mes a contar desde la fecha de la junta general de socios, que apruebe las cuentas anuales, éstas se habrán de depositar en el Registro Mercantil del domicilio de la sociedad, junto con la certificación del acta de la junta relativa a la aprobación. El incumplimiento de esta obligación puede dar lugar a una sanción económica y, en cualquier caso, transcurrido un año desde el cierre del ejercicio social sin que las cuentas se hayan depositado, se cerrará el Registro a nuevas inscripciones (salvo determinados documentos como son, entre otros, cese, dimisión de administradores, revocación o renuncia de poderes) hasta que el depósito se efectúe.
Las cuentas anuales comprenderán el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, un estado que refleje los cambios en el patrimonio neto del ejercicio, un estado de flujos de efectivo y la Memoria. El estado de cambios en el patrimonio neto y el estado de flujos de efectivo no siempre serán obligatorios, pues dependerá de que se alcancen determinados requisitos.
Si la sociedad se gobierna por un consejo de administración éste debe reunirse trimestralmente para estar al tanto de la gestión de la sociedad.
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Disclaimer legal: El contenido de la presente sección debe entenderse como una opinión del autor. Por lo tanto, no debe, bajo ningún concepto, considerarse asesoramiento legal, fiscal o de cualquier otro tipo. Las respuestas a las preguntas realizadas en las entrevistas no constituye, ni debe ser considerado, como un consejo o una recomendación, del mismo modo que nuestros expertos no han analizado las circunstancias particulares de su caso y que la normativa aplicable puede variar a lo largo del tiempo, por lo que siempre es aconsejable acudir a un experto y analizar la problemática específica; es por todo ello que no asumimos ninguna responsabilidad por el uso que se realice de esta información ni de las consecuencias que de ello se derive. Nuestros profesionales basan su opinión en la normativa española.
Eduardo es socio del departamento de derecho mercantil del despacho de abogados Buigas, acumulando más de 30 años de experiencia en el asesoramiento a empresas en las siguientes materias: secretarías de sociedades, contratación mercantil, reorganizaciones empresariales, fusiones y adquisiciones de empresas. Es licenciado en Derecho por la Universidad de Córdoba, cuenta con un PIL por la Harvard School y ha participado en el Programa ESADE para el desarrollo gerencial.
Antes de convertirse en socio de Buigas formó parte de PwC durante 30 años, siendo además responsable de su Oficina Técnica para asuntos legales de la firma. Así mismo es autor de numerosos artículos doctrinales tanto en revistas jurídicas especializas como en prensa asociada a los negocios